¿Cuántas veces te habrás enterado de un evento cuando ya ha terminado?
Esto es lo que debes evitar si quieres que tu evento sea todo un éxito.
La comunicación de un evento debe ser muy clara, coherente y bien organizada desde su planificación inicial hasta su finalización. El éxito de un evento depende en gran medida de la planificación y ejecución de una estrategia de comunicación efectiva.
¿Cómo puedes gestionar la comunicación en un evento?
Lo primero que debemos realizar es el plan de comunicación en el que puedas contemplar la información más importante que debes tener en cuenta a la hora de organizar el evento. Gracias a él, los organizadores pueden planificar de manera más efectiva la forma en la que se relacionarán con la audiencia antes, durante y después del acto.
El plan de comunicación para un evento es la hoja de ruta que detalla las acciones que se van a seguir para informar a los asistentes, partners y proveedores.
¿Cómo puedes realizar el plan de comunicación?
A continuación, te facilito cuáles son los principales puntos que debe contener el plan para que tu evento sea todo un éxito.
Objetivos de comunicación:
Define qué quieres lograr con la comunicación del evento (informar, persuadir, movilizar, etc.) y establece metas concretas y medibles.
Público objetivo:
Determina quiénes son los destinatarios principales (asistentes, medios de comunicación, patrocinadores, socios, etc.) y adapta el mensaje según el grupo al que te dirijas.
Mensajes clave:
Define los mensajes principales que quieres transmitir y asegúrate de que sean claros y relevantes para cada segmento del público.
Estrategias de comunicación:
Decide los medios que vas a utilizar (email, redes sociales, prensa, sitios web, etc.) y especifica cómo se utilizarán estos canales (campañas en redes sociales, comunicados de prensa, newsletters, etc.). Para difundir el evento no hace falta emplear todos los canales de comunicación durante todo el tiempo. Lo ideal es utilizar un medio para cada momento: antes del evento, durante o después.
Calendario de comunicación:
Establece un calendario con fechas clave para el envío de comunicaciones, recordatorios y seguimientos. No te olvides de incluir plazos para preparativos y ejecuciones.
Responsabilidades:
Define quién será responsable de cada tarea o aspecto de la comunicación y asigna responsables para la gestión de medios y otros contactos importantes.
Materiales de comunicación:
Prepara los materiales necesarios (comunicados de prensa, invitaciones, brochures, banners, etc.). y asegúrate de que los materiales estén bien diseñados y contengan la información necesaria.
Presupuesto:
Establece un presupuesto para las actividades de comunicación y define cómo se asignarán los fondos para cada actividad o canal.
Evaluación y seguimiento:
Define cómo medirás la efectividad de tus comunicaciones (número de asistencias, cobertura mediática, interacciones en redes sociales, etc.) y planifica cómo recopilarás y utilizarás la retroalimentación para mejorar futuras comunicaciones.
Contingencias:
Desarrolla estrategias alternativas en caso de problemas o imprevistos (cambios en el evento, problemas con los canales de comunicación, etc.) y establece cómo manejarás posibles crisis o situaciones inesperadas.
Conclusiones
La comunicación efectiva en un evento requiere una planificación meticulosa y la utilización de herramientas y estrategias adecuadas. Desde la coordinación interna del equipo hasta la interacción con los asistentes, cada aspecto debe ser cuidadosamente gestionado para garantizar una experiencia fluida y satisfactoria.
Con una comunicación clara y coherente, los eventos no solo alcanzarán sus objetivos, sino que también dejarán una impresión duradera en los participantes.
Después de todo el trabajo que supone organizar un evento, todo el tiempo y esfuerzo habrán sido en vano si no cuentas con un profesional de la comunicación.
Aparecer en medios de comunicación, informar de las últimas noticias y mantener al público atento a las novedades a través los diferentes canales son sólo algunas de las ventajas que te puedo ofrecer como consultora en comunicación corporativa.
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